La domanda è: per quanto tempo gli agenti devono conservare i registri delle transazioni assicurative? In generale, gli agenti dovrebbero conservare tutti i registri associati a un’operazione assicurativa per almeno cinque anni. Successivamente, questi record possono essere verificati dal commissario in qualsiasi momento.
Per quanto riguarda una polizza rc auto, è richiesto per legge che l’agente conservi qualsiasi copia della polizza e altri documenti correlati rilasciati al contraente fino a quando la polizza assicurativa è stata rinnovata dalla compagnia assicurativa.< /blockquote>
In sostanza, ciò richiede che l’agente conservi i registri della polizza e altri documenti correlati per oltre 20 anni. Ma questa regola non si applica a tutte le polizze per veicoli a motore poiché esiste un requisito di copertura per automobilisti assicurati per quelle particolari polizze.Tutte le polizze sono soggette a un unico requisito di registrazione. Ma ancora una volta, è meglio che l’agente tenga un registro della polizza finché la compagnia assicurativa la rinnova. Discutiamo di più su questo di seguito.
Quali registrazioni dovrebbero essere mantenute?
Come prescritto dal codice delle assicurazioni, è previsto che particolari registri siano tenuti e mantenuti correttamente. Ad esempio, gli agenti e i broker sono tenuti a conservare i seguenti registri per almeno cinque anni dopo la data di annullamento o di scadenza di una polizza assicurativa:
- Numero polizza
- Nome dell’assicuratore e assicurato
- Date effettive, di cancellazione e di cessazione della copertura
- Nominati i soggetti a cui è stata promessa o che riceveranno la commissione o qualsiasi altro corrispettivo relativo a un’operazione assicurativa
- Importo della commissione, premio netto e premio lordo
- Importo premio ricevuto
- La data in cui il premio viene depositato sul conto fiduciario
- La data in cui il broker o l’agente ha ricevuto il pagamento del premio
- Numero di conto, indirizzo e nome della banca presso la quale viene depositato il premio
- Importo del premio lordo e netto restituito
- La data in cui il premio di rendimento lordo viene pagato alla persona a cui ha diritto
- La data in cui il broker o l’agente riceve il premio restituito dall’assicuratore
Di conseguenza, alcuni registri dovrebbero essere conservati dall’agente o dal broker per un minimo di 18 mesi. Di seguito è riportato l’elenco delle registrazioni prescritte da conservare per tale lasso di tempo.
- Una copia della domanda di assicurazione
- Identificazione di ogni persona coinvolta nella transazione assicurativa
- Qualsiasi corrispondenza inviata e ricevuta, inclusi eventuali record come una nota della conversazione che possa descrivere la transazione
- Registrazioni di tutti i raccoglitori orali o scritti, indicanti i nomi dell’assicuratore e dell’assicurato, il premio per la polizza o il raccoglitore emesso, la natura della copertura e la scadenza o le date di efficacia della polizza
Qualsiasi documento relativo alle linee eccedenti, compresa la dichiarazione di divulgazione e il modulo di ricerca diligente, dovrebbe essere conservato per circa 5 anni dalla data di annullamento o scadenza di una polizza assicurativa. Inoltre, la copia originale della dichiarazione di divulgazione e del modulo di ricerca diligente dovrebbe essere conservata dalla persona che l’ha firmata.
Per quanto tempo gli agenti devono conservare le registrazioni delle transazioni assicurative?
Quindi, per quanto tempo gli agenti devono conservare i registri delle transazioni assicurative? Molte persone temono di tenere i registri. Anche se è noioso farlo, è necessario tenere un registro affinché qualsiasi carriera o settore aziendale abbia successo. Pertanto, è essenziale per gli agenti e i broker assicurativi padroneggiare la conservazione dei documenti.
In molti stati è obbligatorio che i broker e gli agenti mantengano i registri per un periodo specifico. Inoltre, tali registri dovrebbero essere aperti all’esame e alle aspettative del commissario assicurativo dello stato. Questo dovrebbe essere disponibile anche nel dipartimento richiesto un sopralluogo. Se un agente non conserva alcuno dei documenti, può essere soggetto a sanzioni regolamentari, come la revoca della licenza.
Nel codice delle assicurazioni della Georgia, gli agenti sono tenuti a conservare i registri di qualsiasi transazione per 5 anni a partire dalla durata del contratto di assicurazione o dal completamento di una transazione.
Dove sono conservati quei documenti?
Tutti i registri devono essere conservati presso la sede principale del broker o del mandante, salvo diversa autorizzazione del DOI. Tali registri dovrebbero anche essere mantenuti in modo che sia facile accedere a qualsiasi informazione in caso di esame o ispezione.
Un anno dopo la cessazione o la cancellazione della polizza, i registri possono essere mantenuti fuori sede. Questo dovrebbe essere facilmente recuperabile con due normali giorni di lavoro. L’agente può anche conservare i registri identificati nella sede principale del broker o dell’agente in una sede secondaria fino a quando il DOI lo approva. Quindi, prima di conservare i registri in un altro ufficio, è soggetto all’approvazione del DOI.
È un involucro!
Ora sai già per quanto tempo gli agenti devono tenere i registri delle transazioni assicurative. Di norma, tutte le informazioni relative a un’operazione assicurativa devono essere conservate dall’agente per cinque anni.
Ogni agente assicurativo dovrebbe seguire i requisiti di tenuta dei registri in modo che sia facile ottenere tutte le informazioni necessarie quando necessario. Lo stesso vale quando tali registrazioni sono soggette a ispezione.
